Hợp đồng dịch vụ giữ xe là văn bản thoả thuận giữa chủ công trình (chủ đầu tư, ban quản lý, ban quản trị chung cư, nhà trường, bệnh viện) và đơn vị cung cấp dịch vụ giữ xe. Hợp đồng quy định phạm vi công việc, chi phí, trách nhiệm khi xảy ra sự cố và điều kiện chấm dứt.
Phần lớn tranh chấp giữa chủ công trình và đơn vị giữ xe không đến từ giá, mà từ những điều khoản bị ghi chung chung: "bên B chịu trách nhiệm về an toàn phương tiện", "báo cáo định kỳ", "theo thoả thuận". Bài viết này trình bày cấu trúc một hợp đồng dịch vụ giữ xe đầy đủ, kèm cách ghi từng điều khoản để tránh hiểu nhầm về sau.
Hợp Đồng Dịch Vụ Giữ Xe Gồm Những Phần Nào?
Một hợp đồng dịch vụ giữ xe đầy đủ nên có 12 điều khoản:
| STT | Điều khoản | Nội dung chính |
|---|---|---|
| 1 | Thông tin các bên | Tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện |
| 2 | Đối tượng hợp đồng | Địa điểm bãi xe, diện tích, sức chứa, loại phương tiện |
| 3 | Phạm vi dịch vụ | Công việc bên giữ xe đảm nhận và không đảm nhận |
| 4 | Mô hình hợp tác và chi phí | Thuê trọn gói, nhận khoán hoặc chia doanh thu |
| 5 | Thanh toán | Kỳ thanh toán, hồ sơ đề nghị thanh toán |
| 6 | Nhân sự | Số người mỗi ca, tiêu chuẩn, thay thế nhân sự |
| 7 | Thiết bị và công nghệ | Bên nào đầu tư, bên nào bảo trì |
| 8 | Trách nhiệm bồi thường | Mất xe, mất phụ tùng, hư hỏng |
| 9 | Chỉ số chất lượng | Các chỉ số đo lường và chế tài khi không đạt |
| 10 | Báo cáo và đối soát | Mẫu báo cáo, tần suất, quyền kiểm tra |
| 11 | Thời hạn và chấm dứt | Thời hạn, giai đoạn thử, điều kiện chấm dứt |
| 12 | Bàn giao và giải quyết tranh chấp | Bàn giao khi kết thúc, cơ quan giải quyết tranh chấp |
Điều Khoản Đối Tượng Và Phạm Vi Dịch Vụ
Điều khoản đối tượng cần mô tả bãi xe đủ cụ thể để không có tranh cãi về phạm vi: địa chỉ, tầng hoặc khu vực, diện tích, số chỗ đỗ xe máy và ô tô, số cổng vào ra, thời gian hoạt động.
Điều khoản phạm vi dịch vụ nên liệt kê rõ những việc bên giữ xe làm và những việc bên giữ xe không làm. Ví dụ:
- Bên giữ xe đảm nhận: tiếp nhận và trả xe, kiểm soát vé hoặc thẻ, hướng dẫn đỗ xe, phân luồng giờ cao điểm, kiểm tra an toàn khu vực bãi xe mỗi ca, báo cáo sự cố.
- Bên giữ xe không đảm nhận: bảo trì hệ thống điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy của công trình, vệ sinh ngoài phạm vi bãi xe, bảo vệ an ninh toàn tòa nhà.
Phần "không đảm nhận" thường bị bỏ quên, nhưng lại là phần giúp tránh tranh cãi nhiều nhất.
Điều Khoản Mô Hình Hợp Tác Và Chi Phí
Hợp đồng cần ghi rõ bãi xe được vận hành theo mô hình nào, vì mỗi mô hình có cách tính tiền và phân chia rủi ro khác nhau:
| Mô hình | Cách ghi trong hợp đồng |
|---|---|
| Thuê dịch vụ trọn gói | Phí dịch vụ hằng tháng, số nhân sự và số ca tương ứng, doanh thu gửi xe thuộc về chủ công trình |
| Nhận khoán | Khoản tiền bên giữ xe trả cho chủ công trình mỗi tháng, doanh thu thuộc về bên giữ xe |
| Chia doanh thu | Tỷ lệ chia, cách xác định doanh thu, kỳ đối soát |
Nên có thêm một điều khoản riêng về điều chỉnh chi phí: trong trường hợp nào được điều chỉnh (thay đổi giờ hoạt động, tăng số cổng, thay đổi quy định về giá), và thủ tục điều chỉnh bằng phụ lục hợp đồng.
Điều Khoản Nhân Sự
Điều khoản nhân sự nên ghi cụ thể:
- Số nhân viên mỗi ca và mỗi vị trí.
- Tiêu chuẩn nhân viên: đồng phục, thẻ tên, được đào tạo trước khi nhận ca.
- Thời hạn thay thế khi nhân viên nghỉ đột xuất.
- Quyền của chủ công trình yêu cầu thay nhân viên vi phạm nội quy, và thời hạn bên giữ xe phải thay.
- Trách nhiệm của bên giữ xe về tiền lương, bảo hiểm và các nghĩa vụ đối với người lao động của mình.
Điều Khoản Trách Nhiệm Bồi Thường
Đây là điều khoản quan trọng nhất và cũng dễ gây tranh chấp nhất. Một điều khoản bồi thường tốt cần trả lời 4 câu hỏi:
- Bồi thường trong trường hợp nào: mất xe, mất phụ tùng, hư hỏng do lỗi của nhân viên giữ xe.
- Căn cứ xác định: vé hoặc thẻ gửi xe hợp lệ, dữ liệu camera, biên bản ghi nhận tại chỗ.
- Mức bồi thường: cách xác định giá trị thiệt hại và mức tối đa nếu có.
- Thời hạn giải quyết: bao nhiêu ngày kể từ khi có biên bản.
Nên tránh cách ghi chung chung như "bên B chịu hoàn toàn trách nhiệm về an toàn phương tiện", vì khi có sự cố, hai bên sẽ hiểu câu này theo hai cách khác nhau.
Điều Khoản Chỉ Số Chất Lượng
Chỉ số chất lượng giúp chủ công trình đánh giá đơn vị giữ xe bằng số liệu thay vì cảm nhận. Có thể đưa vào hợp đồng các chỉ số sau:
| Chỉ số | Cách đo |
|---|---|
| Thời gian chờ giờ cao điểm | Đo ngẫu nhiên định kỳ |
| Số khiếu nại mỗi tháng | Tổng hợp từ kênh tiếp nhận khiếu nại |
| Thời gian phản hồi khiếu nại | Tính từ lúc tiếp nhận đến lúc trả lời |
| Chênh lệch khi đối soát doanh thu | Theo kỳ đối soát |
| Số lần vi phạm nội quy của nhân viên | Theo biên bản ghi nhận |
Kèm theo đó là chế tài: nhắc nhở, giảm trừ chi phí hoặc là căn cứ chấm dứt hợp đồng nếu vi phạm lặp lại.
Điều Khoản Báo Cáo Và Đối Soát
Điều khoản này cần ghi rõ:
- Mẫu báo cáo được hai bên thống nhất, đính kèm làm phụ lục.
- Tần suất báo cáo: theo ngày, tuần hoặc tháng.
- Nội dung đối soát: số lượt xe, số thẻ tháng đang hoạt động, doanh thu, sự cố.
- Quyền kiểm tra đột xuất của chủ công trình.
- Quyền truy cập dữ liệu phần mềm và camera trong quá trình vận hành.
Điều Khoản Thời Hạn, Chấm Dứt Và Bàn Giao
- Giai đoạn thử: nên có từ 1 đến 3 tháng, với điều kiện đánh giá rõ ràng.
- Thời hạn hợp đồng: thường ký theo năm, có điều khoản gia hạn.
- Điều kiện chấm dứt trước hạn: vi phạm nghiêm trọng, không đạt chỉ số chất lượng nhiều kỳ liên tiếp, thời hạn báo trước.
- Bàn giao khi kết thúc: kiểm kê thiết bị, thẻ xe, dữ liệu, số liệu doanh thu cuối kỳ. Bàn giao phải được lên kế hoạch để bãi xe không gián đoạn hoạt động.
Riêng quyền sở hữu dữ liệu (dữ liệu thẻ, dữ liệu phần mềm, dữ liệu camera) cần được ghi rõ ngay từ đầu. Đây là điểm hay gây tranh chấp khi đổi đơn vị giữ xe.
Những Lỗi Thường Gặp Khi Ký Hợp Đồng Giữ Xe
- Chỉ ghi tổng chi phí, không ghi số nhân sự và số ca. Khi chất lượng giảm, chủ công trình không có căn cứ để yêu cầu.
- Không có điều khoản "không đảm nhận". Mọi việc phát sinh trong bãi xe đều bị đẩy qua lại giữa hai bên.
- Điều khoản bồi thường chung chung. Khi mất xe, không xác định được ai chịu, chịu bao nhiêu.
- Không quy định quyền sở hữu dữ liệu. Khi đổi đơn vị, chủ công trình mất toàn bộ dữ liệu thẻ xe.
- Không có giai đoạn thử. Muốn chấm dứt sớm phải chịu phạt hợp đồng.
Trước Khi Ký, Chủ Công Trình Nên Làm Gì?
- Yêu cầu các đơn vị báo giá theo cùng một mẫu phạm vi công việc để so sánh được.
- Khảo sát thực tế bãi xe cùng đơn vị giữ xe trước khi chốt số nhân sự.
- Đính kèm nội quy bãi xe, mẫu báo cáo và danh mục thiết bị làm phụ lục hợp đồng.
- Nhờ bộ phận pháp chế hoặc luật sư rà soát trước khi ký, đặc biệt là điều khoản bồi thường và chấm dứt.
Nếu bạn đang chuẩn bị thuê đơn vị giữ xe, xem thêm các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tại trang báo giá dịch vụ giữ xe, hoặc liên hệ Dịch Vụ Giữ Xe 286 qua hotline 0984.261.286 để được khảo sát và tư vấn phạm vi hợp đồng phù hợp. Tìm hiểu thêm về thuê dịch vụ giữ xe.
Bài viết mang tính tham khảo nghiệp vụ, không thay thế tư vấn pháp lý.
